OneDrive For Business nutzen–Teil 2 (Synchronisation)

Eine der Kernfunktionen von OneDrive For Business (OfB) beim täglichen Arbeiten ist die automatische Synchronisation zwischen der Wolke und dem lokalen Computer. Dabei werden alle Neuerungen und Änderungen im Dateisystem oder in OfB wechselseitig ausgetauscht.

Wie in Teil 1 beschrieben, erfolgt diese Synchronisation auf dem eigenen Computer durch einen eigenen lokalen SyncClient, der im Hintergrund läuft und sich genau darum kümmert. In diesem Artikel geht es um den SyncClient, oder besser gesagt, um die SyncClients.

Es gibt zwei OfB SyncClients

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass es aktuell zwei OfB SyncClients gibt. Den “alten” und einen neuen, der von Microsoft als “Next Generation Sync Client” (NGSC) bezeichnet wird. Es gibt

• den alten SyncClient (Groove.exe) und
• den neuen SyncClient NGSC (OneDrive.exe)

Die OneDrive/OfB SyncClients sind über den System Tray, in der Windows Leiste rechts unten, erreichbar.

Tipp: Wer sich tiefer mit OfB (oder OneDrive) befassen möchte, findet eine Fülle an Informationen im Blog von “Mr. OneDrive” Hans Brender. Unser Kollege Hans hat sich von Beginn an auf diese Services spezialisiert und informiert seit Jahren über Funktionen und Neuerungen, ganz aktuell hier über NGSC.

Der alte SyncClient (Groove.exe)

Zunächst stellt sich die Frage, woher bekomme ich den SyncClient? Nun, es gibt mehrere Möglichkeiten, wie der SyncClient auf dem lokalen Computer installiert wird. Der SyncClient kommt mit der Installation der folgenden Produkte automatisch mit:

• Office Professional Plus 2013 oder 2016
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Midsize Business
• Office 365 Small Business Premium

Zusätzlich bietet Microsoft einen kostenfreien Download der OneDrive for Business Sync App für x86 und x64 Systeme in den gängigsten Sprachen unter dem Link Installieren des OneDrive for Business-Synchronisierungsclient für SharePoint 2013 und SharePoint Online an. Die Downloads finden sich in einer Liste ab etwa der Mitte der Webseite. Die Systemvoraussetzungen sind in System requirements for Office ersichtlich.

Damit der SyncClient korrekt funktioniert, sind die Dateisystem Einschränkungen aus Teil 1 zu beachten.
Im Wesentlichen klappt alles, wenn man darauf achtet, keine der angeführten Sonderzeichen (\ / : * ? " < > | # %) zu verwenden und die Gesamtlänge der Dateipfade von maximal 250 Zeichen (im lokalen Dateisystem) nicht zu überschreiten.

Wichtig: Der alte SyncClient wird (derzeit) nach wie vor benötigt, um Dokumente von SharePoint Bibliotheken zu synchronisieren. Der neue NGSC kann das noch nicht (wird dies aber ab bald unterstützen, siehe unten).

Der neue SyncClient NGSC (OneDrive.exe)

Nachdem es mit dem alten SyncClient viele Probleme gab, hat Microsoft eine neue SyncClient Version entwickelt.  NGSC wird zunächst sehr nüchtern beschrieben: “The new OneDrive for Business Next Generation Sync Client lets you connect and sync files from your OneDrive for Business.”.

Die derzeit aktuelle NGSC Version kann in den “Settings” angesehen werden.
Diese Version unterstützt neben OfB auch OneDrive, siehe Register “Account”.

Hinter den Kulissen wurde der OneDrive.exe Client völlig neu entwickelt. Der NGSC ist nun nach der Prerelease Version seit Beginn 2016 verfügbar (siehe unten).

Die wesentlichen Funktionen und Verbesserungen des NGSC sind:

• Unterstützung von selektivem Sync., Der benutzer kann enstellen, welche Ordner syncrhonisiert werden.
• Unterstützung von großen Dateien bis zu 10GB.
• Die 20.000 Dateien Grenze des alten SyncClients ist nicht mehr vorhanden
• IT Administrators können das Deployment nun konfigurieren: OneDrive Consumer Service können blockiert werden und der default sync folder kann eingestellt werden.
• Updates des NGSC werden unabhängig von Office und Windows Updates erfolgen
• NGSC unterstützt Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 und Windows 10 und (neu) auch Mac OS X 10.9 (und zukünftige Versionen).

Derzeit gibt es noch einige Einschränkungen des NGSC:

• Windows 8.1: Unterstützung wird erst in Q1 2016 folgen (also bald).
• SPO Sync: SharePoint Document Libraries Synchronisation ist derzeit nicht vorhanden. Dies wird in “future releases” folgen, sprich nach Q1 2016. Als Workaround läuft der NGSC “side by side” mit dem alten SyncClient (Groove.exe).
• Vollständige Office Integration: Lokal synchronisierte Office Dokumente werden nicht vollständig unterstützt. Die Office Apps wie etwa Word sehen die Dateien als “lokal” an und bieten etwa keine Sharing Funktion und kein Co-Authoring an. Auch “modern attachments” (Senden von Links anstelle von Datei-Attachments) sind für synchronisierte OfB Dateien noch nicht in Outlook 2016 verfügbar.

Wichtig: Alle diese Einschränkungen werden (unter Windows) im zweiten Quartal 2016 behoben sein.

Der NGSC und entsprechende Dokumentation kann von hier downgeloadet werden:  

• OneDrive for Business Next Generation Sync Client for Windows (OneDriveSetup.exe)
• OneDrive for Business Next Generation Sync Client for Max (iTunes Store)
• OneDrive for Business Next Generation Sync Client Documentation for Mac
• OneDrive for Business Next Generation Sync Client Documentation and Administrative Template Files (ADMX/ADML/REG) for Windows

Lese-Tipps:

• Ein “IT deployment guide” ist online verfügbar: Deploying the OneDrive for Business Next Generation Sync Client in an enterprise environment, für Mac OS X: Deploying the OneDrive Next Generation Sync Client on OS X and configuring work or school accounts . Diese Anleitungen beschreiben, wie der NGSC in Unternehmen ausgerollt werden kann. So gibt es etwa einen OneDriveSetup.exe /silent Modus.
• Details über den Sync Client: Meet the OneDrive for Business Next Generation Sync Client .

Das Dateisystem repaprieren

Alle Details sind in Restrictions and limitations when you sync SharePoint libraries to your computer through OneDrive for Business aufgelistet.

Wenn Fehler bei der Synchronisation auftreten, werden diese im System Tray gemeldet.
Als Benutzer sollten diese möglichst rasch behoben werden, damit die vollständige Synchronisation sichergestellt wird. Im alten SyncClient kann dies durch die Repair Funktion versucht werden.

Das Repair Funktion listet alle Probleme auf. Meist sind falsche Dateinamen die Ursache. Im worst case kann versucht werden, den Dateicache vollständig zu leeren, siehe u.a. hier.

Um Probleme des Dateisystems automatisch zu reparieren, stellt Microsoft das Tool Fix It auf der Webseite zum Download bereit.

Dieses besteht aus einer Datei mit dem Namen MicrosoftEasyFix20150.meta.diagcab und hilft, Synchronisierungsprobleme durch automatische Reparatur von ungütligen Dateinamen zu beheben.

Nach dem Start fragt der Troubleshooting Wizard, was repariert werden soll und versucht diese Aktion durchzuführen.

Welche Version des OfB SyncClients habe ich installiert?

Um herauszufinden, welche Version des OfB SyncClient auf einem Computern bereits installiert ist, hilft der folgende Artikel: Which OneDrive sync client am I using?

Die Unterscheidung kann durch das Popup erfolgen, welches sich beim Positionieren des MausCursors über dem OfB Icon im System Tray erfolgen. Die rasche Zusammenfassung sieht so aus:

• Wenn das Cloud Icon grau ist, ist der NGSC OneDrive for Business SyncClient installiert, jedoch ist der Benutzer noch nicht angemeldet. In diesem fall ist das Icon anzuklicken und das Org-Konto (“work or school account”) für die Anmeldung einzugeben.
• Wenn das Cloud Icon weiß ist und das Popup “OneDrive” oder “OneDrive – Personal” meldet, ist der OneDrive Consumer Service SyncClient installiert. Dieser ist technisch dasselbe Programm wie der neue NGSC OneDrive for Business SyncClient.
• Wenn das Cloud Icon blau ist und das Popup “OneDrive for Business” meldet, ist der alte (Groove.exe) OneDrive for Business SyncClient installiert (erforderlich für SPO Synchroinsation).
  
• Wenn das Cloud Icon blau ist und das Popup “OneDrive - <your organization's name>” meldet , ist der neue NGSC OneDrive for Business SyncClient installiert.
  

OfB Synchronisation Fazit

Die Synchronisation ist ein ganz wesentliches und integriertes Feature von OfB, die automatisch im Hintergrund arbeitet. Damit können Dateien offline und online verwendet werden und liegen sicher (“ge-backup-t”) in der Cloud und ggf. auch auf mehreren Computern. Das Arbeiten kann offline erfolgen und der Benutzer muss sich im Regelfall nicht um die Sicherung kümmern.

Es empfiehlt sich, OfB für wichtige persönliche Dokumente zu verwenden. Nachdem es sich technisch um eine (persönliche) SharePoint Dokumentbibliothek handelt, ist OfB am besten für Office Dokumente geeignet und nicht für Bilder oder Multimediafiles.

Wenn die Synchronisation nicht korrekt funktioniert, werden diese im System Tray gemeldet. Dann sollte versucht werden, diese möglichst rasch zu beheben, bevor immer mehr Fehler auftreten.

Nochmals, um es klarzustellen: NGSC ist technisch gesehen der weit bessere SyncClient. Jedoch, derzeit kann der NGSC noch keine SPO Dokumenbibliotheken synchronisieren (“If what you want to sync includes one or more SharePoint libraries or team sites, or OneDrive for Business on-premises files (accounts that are not part of Office 365), you need to have the existing OneDrive for Business sync client, even if you also have the new sync client.”).

In Teil 3 geht es um Sharing mit OfB. Danach geht es in Teil 4 um Zugriff auf OfB mit PowerShell.

Quicklinks:

• OfB nutzen - Teil 1
• OfB nutzen - Teil 2 (Sync)
• OfB nutzen - Teil 3 (Sharing)
• OfB nutzen - Teil 4 (Usage)