Eine tolle Alternative zu Public Foldern sind sogenannte Shared Mailboxen in Office 365. Diese haben bis zu 10 GB Speicher, kosten jedoch keine Lizenz. Durch Berechtigungen können diese automatisch in Outlook eingebunden werden, können E-Mail Nachrichten empfangen und haben auch sonst viele Funktionalitäten eines Mailaccounts.
Wenn Sie nun eine bereits vergebene Mailbox in eine shared Mailbox umwandeln wollen, geht das sehr einfach über PowerShell.
Zunächst verbinden Sie sich zum Service:
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection
Import-PSSession $Session
Get-MailboxStatistics <Alias> | FL Total*
Set-Mailbox –Identity [Alias] -Type “Shared” -ProhibitSendReceiveQuota 10GB -ProhibitSendQuota 9.75GB -IssueWarningQuota 9.5GB
Sobald das gesetzt ist, erscheint nach kurzer Zeit im Portal die Mailbox unter den geteilten Ressourcen. Danach können Sie die Lizenz von dieser Mailbox entfernen.