“Wo ist die aktuelle Marktanalyse?”, “Wo hast du die Präsentation rund um Microsoft 365 abgelegt?” – wer kennt diese Fragen nicht? Eine der größten Zeitfallen ist die Suche nach Inhalten, Kontakten und Unterhaltungen. Wenn jedoch alle wichtigen Informationen – wie in Microsoft 365 – sofort und anwendungsübergreifend abrufbar sind, kann jede und jeder Einzelne effizienter arbeiten. Daher bietet Microsoft verschiedene Suchoptionen an, die wir in diesem Artikel erörtern.
Microsoft Suchtechnologien
Im Großen und Ganzen gibt es vier verschiedene Suchtechnologien, die abhängig vom Anwendungsfall, eingesetzt werden können:
- Microsoft Search:“Ready-to-use-search” Lösung für Microsoft 365 Content, eingebaute AI, Bookmarks, QnAs, Locations, Akronyme können vom Unternehmen verwaltet werden
- SharePoint Syntex: hat zwei Funktionen – Content Extraction aus unstrukturierten Dokumenten und automatische Formularverarbeitung, Power Platform AI Builder, No-Code AI Modelle sowie trainierbar auf Dokumenten-Typen
- Viva Topics: verwandelt Inhalte in nutzbares Wissen, KI zum automatischen Identifizieren, Verarbeiten und Organisieren von Inhalten, organisiert Wissen in Themen-Seiten, Experten des Unternehmens teilen und verfeinern Wissen, liefert zeitnahe, relevante Themenkarten in den Apps, die Menschen täglich verwenden
- Azure Cognitive Search: Keine OOB-Lösung (Out of Band), frei anpassbare Indexierungs Pipeline, AI unterstützt, Daten von Azure, SPO, Custom data recognition, Intranetsuche, Produktdatenblätter
Microsoft Search in Microsoft 365
Microsoft Search ist deine intelligente Suche für den modernen Arbeitsplatz, die von Microsoft Graph unterstützt wird. Eine Suchlösung, die die komplette Microsoft 365 Suite durchsuchbar macht, um dir die passenden Informationen im entscheidenden Moment zu liefern. Die einheitliche Suche verspricht dir personalisierte Ergebnisse und die Möglichkeit anwendungsübergreifend alle wichtigen und für dich relevanten Unternehmensinformationen zu durchsuchen. Microsoft Search bietet verschiedene Zugangspunkte und ist durchgängig in allen Apps, mit denen du täglich arbeitest, zu finden – egal ob Web, Desktop oder Mobile:
- In www.office.com: zeigt den gleichen Suchumfang quer über Microsoft 365 an
- In SharePoint: Suche als Default-Nutzererfahrung
- In Office-Apps: Suche in der Multifunktionsleiste bietet die gleiche konsistente Nutzererfahrung sowie Ergebnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- In Windows: Suche durchführen, die lokale und organisatorische Suchergebnisse enthalten
- In der mobilen Outlook-App: intelligente Suchfunktion zum Auffinden von Inhalten und Personen
Die Suche im Office-Portal/SharePoint
Über die Suche im Office-Portal/SharePoint unter www.office.com hast du die Möglichkeit nach bestimmten Begriffen zu suchen.
Hier werden dir alle Dokumente und Inhalte innerhalb von Microsoft 365 angezeigt, die mit deinem eingegebenen Suchbegriff in Verbindung stehen. Die Suchergebnisse können gefiltert werden nach:
- Dateien
- Sites
- Personen
- Neuigkeiten und
- Bildern.
Die Suchergebnisse werden außerdem nach Relevanz sortiert, unabhängig davon wo deine Dokumente liegen.
Microsoft Delve – dein Microsoft 365 Mitarbeiter-Profil
Microsoft Delve bietet dir eine neue und moderne Möglichkeit zum Suchen und Finden von relevanten Inhalten in Microsoft 365. Dabei werden alle Informationen und Beziehungen (Personen aus deiner Organisation) aus Microsoft 365 auf einer Oberfläche dargestellt und speziell auf dich zugeschnittene Inhalte für dich eingeblendet. Du siehst NUR Inhalte, auf die du berechtigt bist zuzugreifen. Daher kannst du sichergehen: private Aktivitäten bleiben stets privat!
Was bietet dir Delve für Vorteile? Delve ist eine zentrale Oberfläche für deine personalisierte sowie anwenderfreundliche Dateiverwaltung. Du kannst Delve als zentralen Einstiegspunkt nutzen, um relevante Inhalte und Personen unabhängig vom Speicherort zu finden. Darüber hinaus hilft dir Delve neue, aber dennoch für dich relevante Inhalte (deiner Kollegin oder deines Kollegen) in deiner “Unternehmens-Cloud” zu entdecken und neue Möglichkeiten für die Wissensarbeit für dich und dein Team zu schaffen.
Die Start-Ansicht
Die Start-Ansicht kannst du verschiedene Inhalte, die du zuletzt verwendet hast oder explizit für dich freigegeben wurden, öffnen. Die angezeigten Dokumente sind eine Kombination aus Dokumenten, die du selbst bearbeitet hast und Dokumenten, die von Personen verwendet werden, mit denen du eng zusammen arbeitest (z.B. Teams-Team) und für dich freigegeben wurden. Daneben werden dir auf der linken Site Personen angezeigt, mit denen du in der Organisation verbunden bist und in Teams zusammenarbeitest.
Die Ich-Ansicht
Die Ich-Ansicht ist in drei Bereiche gegliedert:
- Dokumente und E-Mail Anlagen: Bestehend aus deinen zuletzt verwendeten Dokumenten und E-Mail Anlagen, auf die nur DU Zugriff hast.
- Anzeige von Personen: Bestehend aus Kolleginnen und Kollegen mit denen du in der Organisation verbunden bist oder innerhalb von Microsoft 365 zusammenarbeitest.
- Dokumente von Personen aus deinem Umfeld: Dokumente aus deinem nahen Arbeitsumfeld, auf die du berechtigt bist (z.B. ein gemeinsames Microsoft Teams Team).
Dein Delve-Profil
Auf deinem Profil kannst du wichtige Informationen über dich eintragen, wie z.B. deinen Geburtstag, deine Firmen-Nummer, deine Projekte, deine Qualifikationen, Schule und Ausbildung sowie Interessen und Hobbies.
Wer kann was sehen?
Du siehst immer alle zuletzt verwendeten Dokumente und E-Mail Anlagen, auf die du berechtigt bist bzw. Zugriff hast. Wenn ein Link gelöscht wird, hat deine Kollegin oder dein Kollege automatisch keinen Zugriff mehr auf den Link und umgekehrt. Das Schloss-Symbol (grün) gibt dir zudem Aufschluss, ob das Dokument privat ist oder mit einer oder mehreren Personen geteilt wurde. Wenn du detaillierte Informationen dazu benötigst, kannst du auf die drei Punkte (“Weitere Optionen”) des jeweiligen Dokuments klicken und wählst aus “Wer kann das sehen?”. Somit erfährst du welche Person(en) Zugriff auf das Dokument hat.
Suche Dateien im Windows-Explorer
Bei der Suche nach Dateien im Windows-Explorer hast du zwei Möglichkeiten:
- Suche über die Taskleiste: Gib dazu den Namen des Dokuments (oder das Schlüsselwort) in das Suchfeld der Taskleiste ein
- Im Windows-Explorer: Hier siehst du alle Ergebnisse von Dokumenten auf deinem PC sowie von deinem OneDrive (deinem persönlichen Speicherplatz)
Microsoft Edge & Bing Suche
Die Bing-Suche ist eine Suchmaschine, wie Google. In Bing kannst du nach Unterhaltungen, Dateien, Personen, Gruppen und SharePoint-Sites innerhalb deines Unternehmens suchen. Darüber hinaus kannst du auch anwendungsübergreifend nach Dateien und Gruppen in SharePoint Online und Teams suchen. Unter dem Reiter “Arbeit” findest du alle Informationen aus Microsoft Teams und SharePoint Online – gegliedert in Personen, Gruppen, Sites, Dateien und Unterhaltungen.
Wir hoffen, dass wir euch mit diesem Artikel einen Einblick in die verschiedenen Möglichkeiten von Suchen und Finden von Inhalten mit Microsoft 365 geben konnten. Was sind eure Erfahrung mit den verschiedenen Suchoptionen innerhalb der Microsoft 365 Welt?